全校各院、部、处、直属、附属及挂靠单位：

为了保证我校2017年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关问题通知如下：

一、2017年归档工作的重点

1.重点加强2016年大事记、统计报表、党团员名册、会议等文件材料以及照片、录音录像、光盘等特殊载体材料以及党政机关在对外交流、业务活动和专项活动中形成的实物档案的收集。

2.重点加强2016年电子文件的归档和管理。

3.加强各单位直接收到的（未纳入校办收文的）2016年上级单位来文，尤其是带有批复性质的文件。

4.加强2016年以本部门或学校名义与外单位签订的各类协议、合同。

5.加强人员职位变动时所负责材料的收集工作。

二、归档时间

1、2016年形成的党群类、行政类、外事类、科研类、出版类、产品类、电子类、声像类及其他各类档案中的管理文件（即综合类）材料，请在2017年5月30日以前立卷归档。

2、研究生学位材料在2017年5月15日之前，其它本科生材料在2017年5月30日之前立卷归档。

3、2016年形成的基建项目和专题性、成套性档案在项目完成时立卷归档。

4、2016年形成的设备类材料，应在设备验收完毕后立即立卷归档。

另外，2016年及以前形成的文件材料，归档不全的单位要积极补齐，随时归档。

三、归档地点及联系人

详见《档案业务指导网络图》（http://www1.hrbust.edu.cn/zuzhijigou/dangan/content.asp?conclass=8）

四、注意事项

1、各部门归档范围与《移交目录表》等相关表格可登录档案馆网页下载，归档时要同时移交《移交目录表》的电子版。

2、各部门向档案馆移交档案材料，要原件内容唯一，齐全完整，如有缺件的要附有详细的情况说明，由本部门领导签字并加盖公章；必须履行交接手续，按照整理顺序填好《移交目录表》，《移交目录表》一式两份，由交接材料双方签字并保留好，作为档案材料的归档凭证。

3、2016年以前的各类档案，如果因故不能及时归档的，填写《情况说明》请主管档案的部门领导签字后上报档案馆存档备案，否则由此造成的一切损失由各部门承担。补交时须写好《情况说明》，部门负责人签字，主管校领导签字，补交学籍档案，必须有分管成人、本科或研究生教育的校领导签字，档案馆再审核、接收。

4、鉴于多年来档案库房的严重饱和，学校也正在积极解决当中，在库房未到位之前，诚请各位部门档案员本着对历史负责的态度，认真做好平时材料的收集和立卷，档案馆各类分管工作的专职档案人员也会定期上门进行指导。人事处、财务处、设计院、基建处这四个部门的材料由于量大，只能在部门就地立档，建立分库，待学校库房解决后，一并收入档案馆，实现档案的集中统一管理。

由于工作中形成的文件材料日渐增多，归档任务越来越繁重，希望各单位部门档案员严格按照上级文件要求和档案馆的具体安排，按时做好本单位各类文件材料的归档工作，归档中如遇问题，可随时与档案馆相关工作人员联系。

特此通知

校档案馆

2017年4月24日